Esbjerg Husflidsforening

Persondatapolitik

Foreningen er dataansvarlig for de personoplysninger vi behandler i vores forening. Derfor har vi vedtaget disse regler for, hvordan vi som dataansvarlig skal behandle dine personoplysninger:

Indsamling af oplysninger

Vi beder kun om de oplysninger vi skal, og som vi behøver for at drive vores forenings arbejde. Vi sletter dine oplysninger, når vi ikke skal bruge dem længere.

Kursister og deltagere

De oplysninger vi beder deltagere og kursister om, er:

• Kontaktoplysninger; navn, adresse, e-mail, telefonnummer, fødselsdato.
• Oplysninger som kan bruges i forbindelse med betaling for din deltagelse i vores kurser eller aktiviteter.
• Kontaktoplysninger på pårørende vi kan kontakte, hvis der bliver brug for det.
• Vi beder særskilt om dit samtykke til at behandle og opbevare en eventuel handicaperklæring, som du har udfyldt, hvis du er handicappet i forhold til det emne, der undervises i.
• Vi beder særskilt om dit samtykke til at behandle og opbevare dit cpr. nummer, hvis du er borger i en anden kommune end foreningens hjemkommune, eller hvis vores hjemkommune kræver cpr-nummer i forbindelse med særlige tilskud til f.eks. arbejdsløse, pensionister, efterlønnere, osv.
• Samtykkeerklæringer opbevares til de ikke længere er relevante. Bogføringsbilag skal bevares i 5 år ifølge bogføringsloven, dvs. senest efter 5 år slettes alle samtykke erklæringer.

Vi kan blive bedt om at oplyse deltageres oplysninger i forbindelse med aktiviteter, typisk i forbindelse med besøg hos institutioner som kræver det. Det kan eksempelvis være private eller offentlige virksomheder eller anlæg (f.eks. broer eller vindmøller), sikrede institutioner (f.eks. fængsler).

Ansatte

De oplysninger vi beder ansatte i foreningen om, er:

• Kontaktoplysninger som navn, adresse, e-mail, telefonnummer.
• Kontaktoplysninger på pårørende vi kan kontakte, hvis der bliver brug for det.
• CPR nummer og bankoplysninger til brug for lønudbetaling.
• CV i forbindelse med ansættelse. Vi sletter alle CV’er senest 4 måneder efter ansættelse, fordi prøvetiden er 3 måneder, og det giver os en måned til at få slettet alle CV’er. Vi opbevarer dog oplysninger der er relevante for dit arbejde for foreningen, f.eks. beskrivelse af uddannelse eller kompetencer, så længe du er tilknyttet foreningen.

Medlemmer

De oplysninger vi beder medlemmer af foreningen om, er:

• Kontaktoplysninger som navn, adresse, e-mail, telefonnummer.
• Kontaktoplysninger på pårørende vi kan kontakte, hvis der bliver brug for det.
• Bankoplysninger til brug for f.eks. opkrævning af kontingent eller materiale forbrug.
• Oplysninger der er relevante for deltagelse i f.eks. social arrangementer (f.eks. om allergier)

Databehandling og dataopbevaring

Foreningen benytter forskellige firmaer og institutioner til at behandle data til en række formål. De er foreningens databehandlere. Foreningen har indgået Databehandler-aftaler med alle databehandlere.

Vores forening benytter databehandlere til disse formål:

• Administration af kurser – levering af administrationssystem til aftenskoledrift.
• Hosting af oplysninger i administrationssystem
• Hosting og vedligeholdelse af hjemmeside
• Lønbehandling
• Leverance af nyhedsbrev

Vi kan opbevare oplysninger af disse hensyn:

• Hvis det kræves af os af myndigheder, f.eks. til statistik som vi forpligtet til at oplyse.
• Hvis oplysningerne har historisk værdi.
• Vi videregiver ikke dine oplysninger til firmaer, webportaler eller lignende til markedsføring, uden dit udtrykkelige samtykke.
• Vi vil altid spørge om tilladelse hvis vi eller andre vil tage fotos i forbindelse med vores kurser, aktiviteter eller arrangementer. Hvis du ikke ønsker at medvirke på fotos vil vi naturligvis respektere det.

Dine rettigheder

Du har en række rettigheder, når vi behandler dine personoplysninger:

• Du har ret til at blive oplyst om formålet med vores behandling af dine data.
• Du har ret til at få oplyst hvilke data vi om dig.
• Du har ret til at få berettiget oplysninger om dig, der er forkerte.
• Du har ret til at få slettet de oplysninger vi har om dig.
• Du har ret til at få udleveret data i et almindeligt anvendt format.

Du kan altid klage over, hvordan vi behandler dine data. Klag først til os, og hvis det ikke giver det ønskede resultat, kan du klage til f.eks. Datatilsynet.